Πόσο χρόνο χάνεις κάθε βδομάδα φτιάχνοντας προσφορές;

Αν φτιάχνεις κάθε προσφορά από την αρχή, πληρώνεις με τον χρόνο σου μια δουλειά που μπορεί να γίνεται σχεδόν μόνη της. Ο πελάτης ρωτάει τιμή, εσύ ανοίγεις τον υπολογιστή, ψάχνεις τι είχες γράψει στον προηγούμενο, αλλάζεις ονόματα και ποσά, και στέλνεις μετά από δύο μέρες. Μέχρι τότε έχει πάρει ήδη απάντηση από αλλού.

Πόσο χρόνο τρώει πραγματικά μια προσφορά;

Περίπου μισή ώρα η καθεμία, όταν ξεκινάς από λευκή σελίδα.

Αν στέλνεις δέκα προσφορές τον μήνα, αυτό είναι πέντε ώρες. Πέντε ώρες που δεν τιμολογείς πουθενά, δεν είναι παραγωγή, δεν είναι πωλήσεις. Αν αποτιμήσεις τον χρόνο σου στα 30 ευρώ την ώρα, μιλάμε για 150 ευρώ τον μήνα και 1.800 ευρώ τον χρόνο για αντιγραφή και επικόλληση.

Και αυτό είναι μόνο ο χρόνος. Το ακριβό κομμάτι είναι αλλού.

Γιατί η καθυστέρηση κοστίζει παραπάνω από τον χρόνο;

Γιατί ο πελάτης συνήθως διαλέγει ανάμεσα σε αυτούς που πρόλαβαν να απαντήσουν.

Όταν κάποιος ζητάει τιμή για ένα υδραυλικό, μια εκδήλωση ή μια ανακαίνιση, ρωτάει τρεις ή τέσσερις. Η πρώτη σοβαρή προσφορά που θα δει ορίζει τι θεωρεί λογικό. Αν η δική σου έρθει τρίτη και δύο μέρες αργότερα, ακόμα κι αν είναι καλύτερη, την κρίνει πάνω σε τιμή που έβαλε κάποιος άλλος.

Μια προσφορά που φεύγει την ίδια μέρα δεν κερδίζει επειδή είναι φθηνότερη. Κερδίζει επειδή δείχνει ότι είσαι οργανωμένος.

Πού κολλάει η διαδικασία;

Τρία σημεία, και όλα λύνονται χωρίς να ξέρεις προγραμματισμό.

Το πρώτο είναι ότι κάθε προσφορά ξεκινά από το μηδέν. Δεν έχεις πρότυπο, οπότε ξαναγράφεις κάθε φορά τους ίδιους όρους και τις ίδιες περιγραφές.

Το δεύτερο είναι ότι τα στοιχεία είναι σκορπισμένα. Οι τιμές σου είναι στο μυαλό σου, τα στοιχεία του πελάτη σε ένα μήνυμα, οι φωτογραφίες σε άλλο σημείο.

Το τρίτο είναι ότι δεν παρακολουθείς τι έγινε μετά. Στέλνεις και ξεχνάς. Οι μισές προσφορές χάνονται όχι επειδή ήταν ακριβές, αλλά επειδή κανείς δεν ξαναρώτησε.

Τι μπορείς να στήσεις μόνος σου αυτή τη βδομάδα;

Ξεκίνα από το πρότυπο, όχι από το εργαλείο.

• Γράψε μία φορά μια καλή προσφορά και κράτησέ τη ως πρότυπο, με τα σταθερά κομμάτια έτοιμα, δηλαδή περιγραφή, όρους, χρόνο παράδοσης και ημερομηνία ισχύος.
• Φτιάξε έναν εσωτερικό τιμοκατάλογο με τις πιο συχνές δουλειές σου, ώστε να μην ξανακάνεις υπολογισμούς από την αρχή.
• Κράτα ένα απλό φύλλο με τέσσερις στήλες: πελάτης, ποσό, ημερομηνία αποστολής, απάντηση.
• Βάλε υπενθύμιση να ξαναρωτήσεις τον πελάτη τρεις μέρες μετά, με ένα μήνυμα δύο γραμμών.
• Στείλε τη σε μορφή που ανοίγει σωστά στο κινητό, γιατί εκεί θα τη διαβάσει.

Μόνο με το πρότυπο και την υπενθύμιση, ο χρόνος ανά προσφορά πέφτει κάτω από δέκα λεπτά.

Πότε αξίζει να το αυτοματοποιήσεις;

Όταν στέλνεις πάνω από δέκα προσφορές τον μήνα ή όταν αρχίζεις να ξεχνάς ποιος περιμένει απάντηση.

Η άποψή μας μετά από αρκετές τέτοιες δουλειές: μην ξεκινάς αγοράζοντας λογισμικό. Τα πιο αποδοτικά συστήματα που έχουμε στήσει δεν είχαν καινούργιο πρόγραμμα, είχαν ένα σωστό πρότυπο, μια φόρμα που μαζεύει σωστά τα στοιχεία του πελάτη και τρεις αυτόματες υπενθυμίσεις. Το λογισμικό μπαίνει μετά, όταν ξέρεις ήδη πώς τρέχει η δουλειά. Στο site που φτιάξαμε για τη Casa Home, το αίτημα του πελάτη φτάνει ήδη συμπληρωμένο με ό,τι χρειάζεται για να βγει τιμή, οπότε δεν χάνεται χρόνος σε δεύτερο και τρίτο μήνυμα.

Τι στήνουμε συνήθως στις υπηρεσίες αυτοματισμών:

• Φόρμα αιτήματος που ρωτάει από την αρχή όσα χρειάζεσαι για να τιμολογήσεις σωστά.
• Αυτόματη δημιουργία της προσφοράς σε αρχείο, με τα στοιχεία του πελάτη ήδη μέσα.
• Υπενθυμίσεις που φεύγουν μόνες τους αν δεν έχει έρθει απάντηση.
• Καταγραφή κάθε προσφοράς σε ένα σημείο, ώστε να βλέπεις τι έκλεισε και τι όχι.
• Σύνδεση με ελληνικό πρόγραμμα τιμολόγησης, όπως το Elorus ή το Timologic, ώστε μόλις δεχτεί ο πελάτης να βγαίνει παραστατικό με διαβίβαση στο myDATA.

Διάλεξε την επόμενη προσφορά που θα στείλεις και κράτησέ τη ως πρότυπο. Αν θέλεις να δούμε μαζί πόσος χρόνος φεύγει στη δική σου διαδικασία, στείλε μας δυο γραμμές στη σελίδα επικοινωνίας και σου λέμε δωρεάν τι αξίζει να αυτοματοποιηθεί πρώτο.