Αυτόματη καθημερινή αναφορά: δες την επιχείρησή σου σε ένα μήνυμα

Κάθε βράδυ ανοίγεις πέντε εφαρμογές για να μάθεις πώς πήγε η μέρα

Κλείνεις το μαγαζί, κάθεσαι, και ξεκινάς τον ίδιο γύρο. Το σύστημα κρατήσεων για να δεις τα ραντεβού αύριο. Το Viber ή το WhatsApp Business για τα μηνύματα που δεν πρόλαβες να απαντήσεις. Το Instagram για τα σχόλια. Η τραπεζική εφαρμογή για να δεις τι μπήκε σήμερα. Κάπου στη μέση ξεχνάς ένα από όλα, και το μαθαίνεις την επόμενη μέρα, συνήθως από παράπονο πελάτη που περίμενε απάντηση.

Πόσο χρόνο τρώει αυτός ο γύρος

Ακόμα κι αν κάθε εφαρμογή σου παίρνει μόνο τρία με τέσσερα λεπτά, πέντε εφαρμογές είναι είκοσι λεπτά κάθε βράδυ. Σε έναν μήνα είναι πάνω από δέκα ώρες, ώρες που θα ήθελες για την οικογένειά σου ή για ύπνο, όχι για να ψάχνεις ποιος σου έγραψε στις έντεκα το πρωί και δεν πρόλαβες να απαντήσεις.

Αν έχεις και δεύτερο κατάστημα ή υποκατάστημα, ο γύρος διπλασιάζεται, γιατί κάθε σημείο έχει τη δική του κράτηση, το δικό του ταμείο, τα δικά του μηνύματα, και κανείς δεν σου δίνει μία εικόνα και για τα δύο μαζί.

Το χειρότερο δεν είναι ο χρόνος. Είναι όσα σου ξεφεύγουν. Ένα μήνυμα που έμεινε αναπάντητο δύο μέρες συχνά σημαίνει πελάτη που πήγε αλλού, χωρίς καν να σου το πει. Μια ακύρωση που δεν είδες εγκαίρως σημαίνει μια θέση που έμεινε άδεια χωρίς να προλάβεις να τη γεμίσεις με άλλον πελάτη.

Γιατί κανείς δεν σου έδειξε πιο απλό τρόπο

Κάθε εργαλείο δουλεύει μόνο του. Το σύστημα κρατήσεων, το ταμείο και το messenger δεν μιλάνε μεταξύ τους, γιατί κανείς δεν τα συνέδεσε ποτέ, ο καθένας μπήκε στη δουλειά σου σε διαφορετική στιγμή και για διαφορετικό λόγο.

Δεν υπάρχει μία εικόνα της μέρας. Έχεις αριθμούς, όμως είναι σκόρπιοι σε πέντε οθόνες, όχι σε μία πρόταση που σου λέει αν η μέρα πήγε καλά ή αν κάτι χρειάζεται προσοχή τώρα.

Νομίζεις ότι χρειάζεται ακριβό λογισμικό. Στην πραγματικότητα, μια απλή αυτόματη αναφορά είναι από τις πιο φθηνές αυτοματοποιήσεις που μπορείς να στήσεις, γιατί δεν αλλάζει τίποτα στη δουλειά σου, απλώς μαζεύει ό,τι ήδη υπάρχει σε ένα μήνυμα.

Τι μπορείς να δοκιμάσεις σήμερα

Αν το σύστημα κρατήσεών σου έχει ρυθμίσεις ειδοποιήσεων, ενεργοποίησε ημερήσια περίληψη μέσω email, τα περισσότερα την έχουν κρυμμένη στις ρυθμίσεις και δεν την ψάχνει κανείς. Αν έχεις προσωπικό, ζήτα τους ένα σύντομο μήνυμα στο τέλος της βάρδιας με τρεις αριθμούς, πόσα ραντεβού ή παραγγελίες έγιναν, πόσα ακυρώθηκαν, τι χρειάζεται προσοχή αύριο. Δεν είναι τέλειο, όμως σε γλιτώνει από το να ψάχνεις μόνος σου σε πέντε οθόνες κάθε βράδυ.

Δοκίμασε το για μία εβδομάδα και κράτα σημειώσεις πόσες φορές το χειροκίνητο μήνυμα σου γλίτωσε ένα ξεχασμένο ραντεβού ή ένα αναπάντητο μήνυμα. Αυτό σου δείχνει αν αξίζει το επόμενο βήμα, μια αναφορά που φτιάχνεται μόνη της.

Πότε αξίζει μια πραγματική αυτοματοποίηση

Το χειροκίνητο μήνυμα προσωπικού βοηθάει, όμως δεν αντικαθιστά μια αναφορά που μαζεύει αριθμούς από όλα τα συστήματά σου μόνη της, χωρίς κανείς να πρέπει να θυμάται να τη στείλει, ακόμα και τα βράδια που η ομάδα σου βιάζεται να φύγει.

Στη VA Solutions συνδέουμε τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείς, σύστημα κρατήσεων, ταμείο, φόρμες, messenger, ώστε κάθε βράδυ να φτάνει ένα μήνυμα με τους αριθμούς της ημέρας, χωρίς να ανοίγεις τίποτα. Σε ένα project σαν το Strimoniko Hotel, όπου οι κρατήσεις έρχονται από πολλά κανάλια ταυτόχρονα, μια τέτοια καθημερινή εικόνα κάνει τη διαφορά ανάμεσα στο να ξέρεις τι συμβαίνει και στο να το μαθαίνεις με καθυστέρηση, όταν πια δεν διορθώνεται.

Η μέρα σου κλείνει με ένα μήνυμα, όχι με πέντε εφαρμογές

Δεν χρειάζεται να θυμάσαι να ελέγξεις τίποτα. Στείλε μας ποια εργαλεία χρησιμοποιείς σήμερα και θα σου πούμε αν μπορούν να μιλήσουν μεταξύ τους.