Ακόμα κόβεις τιμολόγια με το χέρι; Πέρνα σε αυτόματη τιμολόγηση

Η αυτόματη τιμολόγηση σημαίνει ότι το πρόγραμμα κόβει και στέλνει τιμολόγια και αποδείξεις μόνο του, συνδεδεμένο απευθείας με το myDATA. Εσύ πατάς ένα κουμπί, ή δεν πατάς καθόλου για τα επαναλαμβανόμενα. Τέλος η αντιγραφή στοιχείων από το ένα πρόγραμμα στο άλλο, τέλος τα λάθη στα ΑΦΜ και στους αριθμούς που μετά τα ψάχνεις με τον λογιστή.

Πόσο χρόνο σου τρώει η τιμολόγηση με το χέρι;

Περισσότερο απ' όσο νομίζεις, γιατί δεν μετράς ποτέ το σύνολο.

Βάλε ότι κάθε τιμολόγιο σου παίρνει δέκα λεπτά: να βρεις τα στοιχεία του πελάτη, να τα γράψεις, να ελέγξεις το ΑΦΜ, να το στείλεις, να το περάσεις στο myDATA. Αν κόβεις εκατό τον μήνα, αυτά είναι πάνω από δεκαέξι ώρες. Δύο ολόκληρες εργάσιμες ημέρες κάθε μήνα σε μια δουλειά που δεν σου φέρνει ούτε έναν νέο πελάτη.

Με μια σύνδεση στο myDATA, ο ίδιος όγκος βγαίνει σε ελάχιστα λεπτά, και τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια φεύγουν μόνα τους στην ώρα τους.

Πού κρύβονται τα λάθη και τα πρόστιμα;

Στα χειροκίνητα βήματα, εκεί όπου κουράζεσαι και ξεχνιέσαι.

Ένα λάθος ΑΦΜ, ένας αριθμός τιμολογίου που διπλοχρησιμοποιήθηκε, μια απόδειξη που δεν πέρασε στο myDATA. Μικρά πράγματα που όμως δημιουργούν ασυμφωνίες με την ΑΑΔΕ και πονοκέφαλο στο κλείσιμο του μήνα. Όταν το πρόγραμμα στέλνει τα παραστατικά αυτόματα στο myDATA την ώρα που τα εκδίδεις, αυτή η κατηγορία λαθών σχεδόν εξαφανίζεται.

Υπάρχει και το κόστος του χρόνου του λογιστή σου. Κάθε ώρα που περνάει διορθώνοντας δικά σου λάθη, την πληρώνεις.

Γιατί το τραβάς ακόμα με το χέρι;

Οι λόγοι είναι σχεδόν πάντα οι ίδιοι.

• Το κάνεις χρόνια έτσι και «δουλεύει», οπότε δεν κάθεσαι να το αλλάξεις.
• Φοβάσαι ότι η μετάβαση θα είναι μπερδεμένη ή ότι θα μπλέξεις με τον λογιστή σου.
• Νομίζεις ότι τα προγράμματα τιμολόγησης είναι για μεγάλες εταιρείες ή ότι κοστίζουν πολλά.
• Δεν ξέρεις ποιο εργαλείο μιλάει σωστά με το myDATA και ποιο όχι.

Κανένας από αυτούς τους λόγους δεν κρατάει, μόλις δεις πόσο απλό είναι στην πράξη.

Τι μπορείς να κάνεις αυτή την εβδομάδα;

Ξεκίνα με ένα ελληνικό εργαλείο που είναι φτιαγμένο για το myDATA.

• Δες δύο γνωστές ελληνικές επιλογές, το Elorus και το Timologic. Και τα δύο συνδέονται με την ΑΑΔΕ και στέλνουν τα παραστατικά στο myDATA.
• Πέρασε τα βασικά σου: στοιχεία επιχείρησης, τους πιο συχνούς πελάτες, τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα με τις τιμές τους.
• Φτιάξε πρότυπα για τα τιμολόγια που κόβεις ξανά και ξανά, ώστε να βγαίνουν με δύο κλικ.
• Ρύθμισε τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, για συνδρομές ή πάγιες συνεργασίες, να φεύγουν μόνα τους κάθε μήνα.
• Πες στον λογιστή σου ποιο εργαλείο διάλεξες. Οι περισσότεροι δουλεύουν ήδη με αυτά και θα χαρούν που θα παίρνουν καθαρά στοιχεία.

Μη διαλέξεις εργαλείο για το όνομα ή τη διαφήμιση. Διάλεξε αυτό που ταιριάζει στη ροή σου.

Πότε αξίζει να το στήσει ειδικός;

Όταν η τιμολόγηση πρέπει να μιλήσει με τα υπόλοιπα προγράμματά σου, εκεί μπαίνει ο αυτοματισμός.

Ο κανόνας που ακολουθούμε: πρώτα χαρτογραφούμε πώς κόβεις σήμερα ένα τιμολόγιο, βήμα βήμα, και μετά διαλέγουμε εργαλείο. Όχι το ανάποδο. Τα περισσότερα μπερδέματα που είδαμε ήταν σε επιχειρήσεις που αγόρασαν πρόγραμμα πριν καταλάβουν τη δική τους ροή. Όταν στήσαμε τους αυτοματισμούς για το Eleven Mobile, το ζητούμενο ήταν να συνδεθεί η πώληση με την έκδοση του παραστατικού, ώστε να μη γράφεται τίποτα δεύτερη φορά.

Αυτό ακριβώς κάνουν οι υπηρεσίες αυτοματισμών και ροών εργασίας της VA Solutions, συνδέουν το ταμείο, το πελατολόγιο και την τιμολόγηση, ώστε ένα πράγμα να γράφεται μία φορά και να ταξιδεύει παντού.

Ρίξε μια ματιά σε πόσο χρόνο ξοδεύεις κάθε μήνα στα τιμολόγια. Αν σε τρώει πάνω από μία ημέρα, στείλε μας δυο γραμμές στη σελίδα επικοινωνίας και δες δωρεάν τι θα μπορούσε να τρέχει μόνο του.