Ξεχασμένα τιμολόγια: αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής

Αν κάθε μήνα ξοδεύεις ώρες τηλεφωνώντας ή στέλνοντας μηνύματα σε πελάτες που δεν έχουν πληρώσει, η λύση δεν είναι να θυμάσαι εσύ ποιος χρωστάει. Είναι να στήσεις αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής που φεύγουν μόνες τους μέσω email ή SMS, λίγες μέρες πριν και μετά τη λήξη κάθε τιμολογίου, συνδεδεμένες απευθείας με το πρόγραμμα τιμολόγησής σου.

Το ξέρεις καλά. Κλείνεις τον μήνα, ανοίγεις το πρόγραμμα τιμολόγησης και βλέπεις μια λίστα με ανεξόφλητα τιμολόγια που μεγαλώνει συνέχεια. Κάποια είναι από πελάτες που απλώς ξέχασαν. Άλλα είναι από πελάτες που περιμένουν να τους θυμίσεις, γιατί ξέρουν ότι δεν θα το κάνεις εσύ πρώτος. Και κάθε φορά που πρέπει να τηλεφωνήσεις για χρήματα, νιώθεις λίγο άβολα, οπότε το αναβάλλεις άλλη μία βδομάδα.

Πόσα χρήματα κάθονται αυτή τη στιγμή σε ανεξόφλητα τιμολόγια;

Κάνε τον υπολογισμό με τα δικά σου νούμερα. Αν έχεις δεκαπέντε ανοιχτά τιμολόγια με μέσο όρο 180 ευρώ το καθένα, μιλάμε για 2.700 ευρώ δεσμευμένα σε χρήματα που σου ανήκουν ήδη, ενώ εσύ πληρώνεις κανονικά τους δικούς σου προμηθευτές και το ενοίκιο. Δεν είναι θεωρητικό πρόβλημα. Είναι ρευστότητα που λείπει από τον λογαριασμό σου κάθε μήνα, επειδή κανείς δεν την κυνηγάει συστηματικά.

Όσο περνάει ο καιρός χωρίς υπενθύμιση, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να εισπραχθεί το ποσό. Ένας πελάτης που χρωστάει τρεις μήνες έχει ήδη ξεχάσει γιατί, ή θεωρεί ότι δεν πιέζεις επειδή δεν βιάζεσαι.

Γιατί χάνεσαι πίσω από τα ανεξόφλητα τιμολόγια;

Συνήθως δεν υπάρχει καθόλου συγκεκριμένη διαδικασία. Η υπενθύμιση γίνεται όποτε τη θυμηθείς, συχνά όταν δεις τον τραπεζικό λογαριασμό και ανησυχήσεις. Νιώθεις επίσης άβολα να ζητάς χρήματα από κάποιον που ξέρεις προσωπικά, έναν γείτονα ή έναν σταθερό πελάτη, οπότε προτιμάς να περιμένεις. Και το ίδιο το τιμολόγιο συχνά χάνεται μέσα σε email, Viber και χαρτιά, χωρίς ένα κεντρικό σημείο που να σου δείχνει καθαρά τι εκκρεμεί σήμερα.

Τι στήνεις σήμερα, με μικρό ή καθόλου κόστος

Αν χρησιμοποιείς ήδη ελληνικό, myDATA συμβατό πρόγραμμα τιμολόγησης όπως το Elorus ή το Timologic, έλεγξε τις ρυθμίσεις του. Τα περισσότερα έχουν ήδη ενσωματωμένη λειτουργία αυτόματων υπενθυμίσεων πληρωμής, απλώς είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή.

Βάλε ρητά πάνω στο τιμολόγιο την ακριβή προθεσμία πληρωμής και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να πληρώσει ο πελάτης, κατάθεση, κάρτα ή σύνδεσμο πληρωμής. Όσο πιο εύκολο το κάνεις, τόσο πιο γρήγορα πληρώνεται.

Όρισε μία σταθερή μέρα τη βδομάδα, για παράδειγμα κάθε Δευτέρα πρωί, όπου ανοίγεις τη λίστα με τα ληξιπρόθεσμα και στέλνεις τις υπενθυμίσεις που δεν έφυγαν αυτόματα. Η συνέπεια εδώ μετράει περισσότερο από την τελειότητα.

Πότε αξίζει κάτι παραπάνω από το βασικό πρόγραμμα τιμολόγησης

Το βασικό πρόγραμμα τιμολόγησης λύνει το πρόβλημα της υπενθύμισης. Δεν λύνει όμως το πρόβλημα όταν θέλεις να βλέπεις συνολικά ποιοι πελάτες καθυστερούν συστηματικά, ή όταν θέλεις η πρώτη υπενθύμιση να είναι ευγενική και η τρίτη πιο άμεση, χωρίς να τις γράφεις εσύ χειροκίνητα κάθε φορά.

Στις αυτοματοποιήσεις που στήνουμε, συνδέουμε το πρόγραμμα τιμολόγησής σου με το πελατολόγιό σου, ώστε να βλέπεις ιστορικό πληρωμών ανά πελάτη και οι υπενθυμίσεις να κλιμακώνονται μόνες τους ανάλογα με το πόσο έχει καθυστερήσει το καθένα. Κάτι αντίστοιχο εφαρμόσαμε και στο Eleven Mobile, όπου η παρακολούθηση εισπράξεων δεν βασίζεται πια στη μνήμη κανενός.

Να θυμάσαι ότι οι αυτόματες υπενθυμίσεις κρατούν καθαρό αρχείο επικοινωνίας με τον πελάτη, κάτι χρήσιμο και για τη δική σου τακτοποίηση προς την εφορία, χωρίς αυτό να αντικαθιστά τη γνώμη του λογιστή σου για το πώς χειρίζεσαι επίσημα μια καθυστερημένη οφειλή.

Δεν χρειάζεται να γίνεις ο τύπος που κυνηγάει συνέχεια χρήματα. Χρειάζεται απλώς ένα σύστημα που το κάνει αντί για σένα. Αν θέλεις να δούμε πόσα έχεις αυτή τη στιγμή σε εκκρεμότητα και πώς στήνεται η αυτόματη υπενθύμιση στο δικό σου πρόγραμμα, στείλε μας ένα μήνυμα για δωρεάν έλεγχο.