Το πρόγραμμα βαρδιών σου τρώει κάθε Κυριακή βράδυ

Κυριακή βράδυ, χαρτί και σβηστήρα

Κάθεσαι με ένα τετράδιο και προσπαθείς να χωρέσεις πέντε άτομα σε επτά μέρες. Μόλις το τελειώσεις, το φωτογραφίζεις και το ρίχνεις στην ομάδα στο Viber. Μέχρι την Τρίτη έχεις απαντήσει σε έξι «εγώ ποια μέρα είμαι;» και το πρόγραμμα έχει αλλάξει δύο φορές.

Ένα αυτόματο πρόγραμμα βαρδιών σταματάει αυτή τη ρουτίνα. Γράφεις το πρόγραμμα μία φορά σε μια κοινή εφαρμογή, κάθε εργαζόμενος βλέπει στο κινητό του μόνο τις δικές του βάρδιες, παίρνει υπενθύμιση πριν από κάθε βάρδια, και όταν κάτι αλλάξει το βλέπουν όλοι την ίδια στιγμή. Οι ώρες μαζεύονται μόνες τους για τον λογιστή.

Πόσο χρόνο τρώει στην πραγματικότητα

Μέτρα το μία εβδομάδα. Σύνταξη προγράμματος σαράντα πέντε λεπτά, απαντήσεις και διορθώσεις άλλα τριάντα, μια αλλαγή της τελευταίας στιγμής που θέλει τρία τηλέφωνα. Βγαίνει πάνω από μία ώρα και μισή την εβδομάδα, δηλαδή περίπου εβδομήντα ώρες τον χρόνο. Είναι δύο ολόκληρες εβδομάδες δουλειάς για κάτι που δεν φέρνει ούτε έναν πελάτη.

Το ακριβό όμως είναι το λάθος. Ένα Σάββατο χωρίς δεύτερο άτομο στο ταμείο σημαίνει ουρά, νευρικούς πελάτες και δύο τρεις που φεύγουν. Σε ένα εστιατόριο, ένας σερβιτόρος λιγότερος σε γεμάτη βραδιά κοστίζει πολύ περισσότερο από το μεροκάματο της βάρδιας.

Γιατί χαλάει πάντα στο ίδιο σημείο

Το πρόγραμμα ζει σε μία φωτογραφία. Μόλις γίνει η πρώτη αλλαγή, η φωτογραφία είναι λάθος και συνεχίζει να κυκλοφορεί. Κανείς δεν ξέρει ποια εκδοχή ισχύει.

Οι αλλαγές γίνονται στον αέρα. Δύο άτομα κανονίζουν μεταξύ τους να αλλάξουν βάρδια, εσύ το μαθαίνεις την ημέρα που συμβαίνει, και οι ώρες που θα πληρώσεις δεν συμφωνούν με ό,τι είχες γράψει.

Οι ώρες μετριούνται από μνήμης. Στο τέλος του μήνα κάθεσαι και υπολογίζεις τι δούλεψε ο καθένας, και συνήθως κάποιος αδικείται.

Τι μπορείς να στήσεις μόνος σου αυτή την εβδομάδα

Το πιο απλό βήμα κοστίζει μηδέν. Φτιάξε ένα κοινό ημερολόγιο στο Google Calendar, βάλε σε κάθε βάρδια το όνομα του ατόμου, μοιράσου το με την ομάδα και άφησε ενεργή την υπενθύμιση μία ώρα πριν. Οι αλλαγές γίνονται σε ένα σημείο και φαίνονται αμέσως σε όλους.

Αν θέλεις κάτι φτιαγμένο ειδικά για βάρδιες, υπάρχουν εφαρμογές όπως το Shifts του Microsoft Teams, το Sling και το Connecteam, με δωρεάν εκδόσεις για μικρές ομάδες. Δοκίμασε μία για έναν μήνα με την πραγματική σου ομάδα πριν πληρώσεις οτιδήποτε. Αυτό που μετράει δεν είναι τα χαρακτηριστικά, αλλά αν θα το ανοίξουν όλοι.

Κάτι που δεν πρέπει να ξεχαστεί: αν η επιχείρησή σου εντάσσεται στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, τα ωράρια και οι αλλαγές τους δηλώνονται στο ΕΡΓΑΝΗ με συγκεκριμένους κανόνες και προθεσμίες. Ρώτα τον λογιστή σου τι ισχύει για τον κλάδο σου, γιατί το πρόγραμμα στο κινητό δεν αντικαθιστά τη δήλωση.

Πού μπαίνουμε εμείς

Οι έτοιμες εφαρμογές λύνουν το ημερολόγιο. Δεν λύνουν τη σύνδεση με τα υπόλοιπα που τρέχεις.

Ο κανόνας μας στη VA Solutions: αν μια αλλαγή βάρδιας χρειάζεται τηλέφωνο για να ισχύσει, το σύστημα δεν δουλεύει ακόμα. Γι' αυτό συνδέουμε το πρόγραμμα με τις κρατήσεις, ώστε να μην ανοίγουν ραντεβού σε ώρες που δεν υπάρχει κόσμος, και στέλνουμε αυτόματα στο τέλος του μήνα τις ώρες σε φύλλο που πάει στον λογιστή. Στο Cactus Barber Shop, όπου οι κρατήσεις γίνονται ανά κουρέα, το ποιος δουλεύει και πότε είναι η ίδια πληροφορία με το τι μπορεί να κλείσει ο πελάτης.

Αυτού του είδους οι συνδέσεις ανάμεσα σε εργαλεία είναι η δουλειά που κάνουμε στους αυτοματισμούς, χωρίς να χρειάζεται να μάθεις κάτι καινούριο.

Δοκίμασέ το με ένα Σαββατοκύριακο

Διάλεξε την επόμενη εβδομάδα και βάλε μόνο τις βάρδιες του Σαββατοκύριακου σε κοινό ημερολόγιο. Αν τη Δευτέρα δεν σε πήρε κανείς να ρωτήσει τι ώρα μπαίνει, ξέρεις τι να κάνεις και για τις υπόλοιπες μέρες. Αν θέλεις να το δέσουμε με τις κρατήσεις και τη μισθοδοσία, γράψε μας πόσα άτομα είστε και τι χρησιμοποιείς σήμερα.