Τα προγράμματά σου δεν μιλάνε μεταξύ τους και χάνεις ώρες

Τα προγράμματά σου δεν μιλάνε μεταξύ τους και χάνεις ώρες

Παίρνεις μια παραγγελία στο email. Την αντιγράφεις σε ένα φύλλο. Μετά γράφεις στον πελάτη στο WhatsApp ότι την έλαβες. Μετά την περνάς στο πρόγραμμα τιμολόγησης. Τέσσερις φορές την ίδια πληροφορία, με το χέρι, για κάθε μία παραγγελία.

Αυτό λύνεται με αυτοματισμούς για μικρές επιχειρήσεις, και το καλύτερο είναι ότι δεν χρειάζεται να ξέρεις προγραμματισμό. Υπάρχουν πλατφόρμες που συνδέουν τα προγράμματά σου μεταξύ τους, ώστε η πληροφορία να περνάει μόνη της από το ένα στο άλλο, χωρίς εσένα στη μέση.

Πόσο χρόνο τρώει αυτή η επανάληψη

Η χειρωνακτική αντιγραφή φαίνεται μικρή δουλειά, αλλά μαζεύεται. Πέντε λεπτά εδώ, δέκα εκεί, και στο τέλος της βδομάδας έχεις χάσει ώρες σε δουλειά που δεν σου φέρνει ούτε έναν νέο πελάτη.

Κάνε τον λογαριασμό. Αν ξοδεύεις γύρω στη μία ώρα τη μέρα μεταφέροντας πληροφορίες από το ένα πρόγραμμα στο άλλο, αυτό είναι περίπου 20 ώρες τον μήνα. Αν η ώρα σου αξίζει έστω 15€, μιλάμε για 300€ τον μήνα σε χρόνο που θα μπορούσες να δίνεις σε πελάτες ή στον εαυτό σου. Και αυτά χωρίς να μετράμε τα λάθη από τη βιαστική αντιγραφή.

Γιατί κολλάς σε αυτή τη χειρωνακτική δουλειά

Οι λόγοι είναι συνήθως τρεις.

Πρώτον, νομίζεις ότι ο αυτοματισμός είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες με τμήμα μηχανογράφησης. Δεν ισχύει, τα εργαλεία σήμερα φτιάχτηκαν για ανθρώπους χωρίς τεχνικές γνώσεις.

Δεύτερον, τα προγράμματά σου δουλεύουν το καθένα μόνο του. Το email δεν ξέρει τι γράφει το φύλλο, το φύλλο δεν ξέρει τι λέει το πρόγραμμα τιμολόγησης, οπότε αναγκάζεσαι εσύ να τα ενώνεις.

Τρίτον, δεν έχεις δει ποτέ πόσο απλό είναι να συνδέσεις δύο εφαρμογές, οπότε σου φαίνεται βουνό ενώ είναι λοφάκι.

Τι μπορείς να δοκιμάσεις σήμερα

Διάλεξε μία μόνο επαναλαμβανόμενη δουλειά που σε κουράζει. Για παράδειγμα: κάθε φορά που έρχεται μια φόρμα από το site, να μπαίνει αυτόματα σε ένα φύλλο και να σου στέλνει ειδοποίηση.

Δοκίμασε ένα δωρεάν λογαριασμό σε πλατφόρμες όπως το Make ή το Zapier. Δουλεύουν με μια απλή λογική: «όταν συμβεί αυτό, κάνε εκείνο». Όταν έρθει νέα φόρμα, γράψε τη στο φύλλο. Όταν μπει νέα παραγγελία, στείλε μου μήνυμα. Τα στήνεις σέρνοντας κουτάκια, χωρίς γραμμή κώδικα.

Ξεκίνα με κάτι μικρό και ακίνδυνο, ώστε να δεις πώς δουλεύει χωρίς άγχος. Μόλις το πιάσεις, θα αρχίσεις να βλέπεις παντού δουλειές που μπορούν να τρέχουν μόνες τους.

Πότε αξίζει να αναθέσεις τους αυτοματισμούς

Τα απλά τα στήνεις μόνος σου. Όταν όμως θες να συνδέσεις πολλά προγράμματα μαζί ή να φτιάξεις μια ροή που αγγίζει πελάτες και χρήματα, αξίζει να γίνει σωστά από την αρχή. Στη VA Solutions κάνουμε ακριβώς αυτό:

• Βρίσκουμε μαζί ποιες επαναλαμβανόμενες δουλειές σου τρώνε τον περισσότερο χρόνο και ποιες αξίζει να αυτοματοποιηθούν πρώτες.
• Συνδέουμε τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείς, από το email και τις φόρμες μέχρι την τιμολόγηση, ώστε να μιλάνε μεταξύ τους.
• Για την τιμολόγηση προτείνουμε ελληνικά εργαλεία συμβατά με το myDATA της ΑΑΔΕ, όπως το Elorus ή το Timologic, για να είσαι νόμιμος.
• Σου παραδίδουμε ροές που τρέχουν μόνες τους και σου εξηγούμε απλά πώς να τις παρακολουθείς.

Σκέψου μία δουλειά που κάνεις κάθε μέρα με το χέρι και που θα ήθελες να μην ξανασκεφτείς ποτέ. Στείλε μας ποια είναι και θα σου πούμε δωρεάν αν μπορεί να τρέχει μόνη της.