Δύο πελάτες, μία ώρα: πώς σταματάνε οι διπλοκρατήσεις

Δύο πελάτες, μία ώρα, και εσύ στη μέση

Έκλεισες ραντεβού στο τηλέφωνο και το έγραψες στο τετράδιο. Την ίδια ώρα κάποιος άλλος έκλεισε την ίδια ώρα από το site. Το μαθαίνεις όταν στέκονται και οι δύο μπροστά σου.

Οι διπλοκρατήσεις σχεδόν πάντα δεν οφείλονται σε απροσεξία, αλλά στο ότι τα κανάλια σου δεν βλέπουν το ίδιο ημερολόγιο. Η λύση είναι ένα κοινό ημερολόγιο που ενημερώνεται αυτόματα από όλες τις πηγές κρατήσεων, ώστε μόλις πιαστεί μια ώρα να εξαφανίζεται παντού μέσα σε δευτερόλεπτα.

Τι σου κοστίζει μία διπλοκράτηση

Δεν χάνεις μόνο τη μία θέση. Χάνεις τον έναν από τους δύο πελάτες, συνήθως οριστικά, και μαζί του χάνεις και ό,τι θα ξόδευε στη συνέχεια.

Κάνε τον λογαριασμό με δικά σου νούμερα. Δύο διπλοκρατήσεις τον μήνα, μέση αξία επίσκεψης τριάντα ευρώ, και ένας πελάτης που θα ερχόταν έξι φορές τον χρόνο. Η μία κακή στιγμή σου κόστισε εκατόν ογδόντα ευρώ σε ετήσια αξία, όχι τριάντα. Επί δύο τον μήνα, επί δώδεκα μήνες, μιλάμε για τέσσερις χιλιάδες ευρώ τον χρόνο που φεύγουν από μια διπλή εγγραφή στο τετράδιο.

Πρόσθεσε και το κομμάτι που δεν μετριέται εύκολα. Ο πελάτης που στάθηκε στην πόρτα και γύρισε πίσω το λέει σε άλλους πέντε, και μία κακή κριτική στη Google για ραντεβού που δεν τηρήθηκε μένει εκεί για χρόνια. Ό,τι κι αν κάνεις εκείνη τη στιγμή, κάποιος θα φύγει δυσαρεστημένος, γιατί το λάθος έγινε ώρες πριν, τότε που δύο συστήματα έδειξαν την ίδια ώρα ελεύθερη.

Γιατί συμβαίνει, ακόμα και σε οργανωμένα μαγαζιά

Κρατάς κρατήσεις σε τρία μέρη ταυτόχρονα. Τετράδιο στο ταμείο, φόρμα στο site, μηνύματα στο Instagram. Κανένα από τα τρία δεν ξέρει τι έγραψε το άλλο.

Η ενημέρωση γίνεται με το χέρι, στο τέλος της βάρδιας. Ανάμεσα στη στιγμή που κλείνει η ώρα και στη στιγμή που την περνάς στο σύστημα, υπάρχει ένα παράθυρο μερικών ωρών όπου η ίδια ώρα φαίνεται ελεύθερη σε όλους.

Δουλεύουν πολλά άτομα στο ίδιο ημερολόγιο. Ο καθένας κρατάει τη δική του λογική για το πόσο διαρκεί μια δουλειά, οπότε οι ώρες πατάνε η μία πάνω στην άλλη χωρίς να το καταλάβει κανείς.

Τι μπορείς να στήσεις σήμερα

Ξεκίνα με ένα και μόνο ημερολόγιο, ψηφιακό, που το βλέπουν όλοι. Το Google Calendar κάνει δουλειά και είναι δωρεάν. Δώσε πρόσβαση σε όσους κλείνουν ραντεβού, από το κινητό τους, και σταμάτα να γράφεις οτιδήποτε σε χαρτί.

Βάλε κανόνα στην ομάδα σου: η κράτηση μπαίνει τη στιγμή που δίνεται η ώρα, όχι μετά. Δέκα δευτερόλεπτα στο κινητό κλείνουν το παράθυρο μέσα στο οποίο γεννιούνται οι διπλοκρατήσεις.

Αν παίρνεις κρατήσεις και από πλατφόρμες τρίτων, δες αν υποστηρίζουν συγχρονισμό iCal. Τα περισσότερα συστήματα κρατήσεων και πλατφόρμες φιλοξενίας τον έχουν, κρυμμένο στις ρυθμίσεις, και συνδέουν το ημερολόγιό τους με το δικό σου χωρίς κανένα κόστος.

Πότε χρειάζεσαι κάτι πιο σοβαρό

Ο χειροκίνητος συγχρονισμός φτάνει μέχρι εκεί που φτάνει. Όταν έχεις πολλά άτομα, πολλές υπηρεσίες με διαφορετική διάρκεια, ή κρατήσεις που έρχονται ταυτόχρονα από τηλέφωνο, site και πλατφόρμες, κάποιος πρέπει να τα συνδέσει ώστε να μιλάνε μεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο.

Στη VA Solutions συνδέουμε τα κανάλια κρατήσεων σε ένα ημερολόγιο, ώστε μια θέση που πιάστηκε από οποιαδήποτε πηγή να κλειδώνει αμέσως παντού. Στο Strimonikos Yachting, όπου οι κρατήσεις έρχονται από διαφορετικά κανάλια και μία λάθος ημέρα σημαίνει ακυρωμένο ταξίδι, αυτός ο συγχρονισμός είναι η διαφορά ανάμεσα σε γεμάτο πρόγραμμα και σε τηλέφωνα απολογίας.

Στείλε μας πώς δέχεσαι κρατήσεις σήμερα και θα σου πούμε αν τα εργαλεία που ήδη πληρώνεις μπορούν να συγχρονιστούν μεταξύ τους, χωρίς να αλλάξεις τίποτα.

Δες το ημερολόγιό σου για αύριο

Άνοιξέ το τώρα και τσέκαρε αν κάθε ώρα υπάρχει μία φορά. Αν βρεις έστω μία διπλή εγγραφή, γράψε μας τι σύστημα κρατήσεων χρησιμοποιείς και θα σου δείξουμε πού σπάει η αλυσίδα.