Φόρμα πελάτη online: μην τα ρωτάς όλα πάνω στο ραντεβού

Αν τα πρώτα δέκα λεπτά κάθε ραντεβού πάνε σε ερωτήσεις για τον πελάτη, όπως αλλεργίες, προηγούμενες επισκέψεις ή προϊόντα που χρησιμοποιεί, η λύση είναι μια φόρμα online πριν το ραντεβού. Ο πελάτης τη συμπληρώνει μόνος του στο κινητό, εσύ διαβάζεις τις απαντήσεις πριν τον δεις, και το ραντεβού ξεκινά από τη δουλειά, όχι από τα χαρτιά.

Ερχεται ένας νέος πελάτης στο κομμωτήριο ή στο ιατρείο. Κάθεται, και εσύ ξεκινάς: «Έχεις κάτι που πρέπει να ξέρω; Αλλεργίες; Τι είχαμε κάνει την τελευταία φορά;» Η ώρα που θα έπρεπε να δουλεύεις γεμίζει με ερωτήσεις και χαρτιά.

Πόσο χρόνο χάνεις στις ερωτήσεις πριν ξεκινήσεις;

Πάρε ένα παράδειγμα. Αν ρωτάς τα βασικά σε πέντε λεπτά ανά νέο πελάτη και έχεις δέκα νέους τον μήνα, είναι πενήντα λεπτά τον μήνα για ερωτήσεις που θα μπορούσαν να έχουν απαντηθεί νωρίτερα. Αν προσθέσεις και τα χαρτιά που πρέπει να φυλάξεις και να ψάξεις αργότερα, το κόστος ανεβαίνει.

Υπάρχει και κάτι που δεν μετριέται. Όταν ο πελάτης απαντά μόνος του, χωρίς να τον περιμένει κόσμος πίσω του, θυμάται καλύτερα και γράφει πιο ακριβείς απαντήσεις. Μια αλλεργία που ξεχάστηκε στο ραντεβού είναι το χειρότερο σενάριο.

Τι πρέπει να έχει μια φόρμα πελάτη και τι όχι;

Η καλή φόρμα είναι μικρή: όνομα, τηλέφωνο, η υπηρεσία που θέλει και λίγες ερωτήσεις που χρειάζεσαι πραγματικά για τη δουλειά σου. Στο κομμωτήριο, για παράδειγμα, ποια βαφή έχει χρησιμοποιήσει και αν έχει αλλεργία σε κάποιο προϊόν. Ό,τι δεν θα χρησιμοποιήσεις, μην το ρωτάς.

Αυτός είναι και ο κανόνας του GDPR: ζητάς μόνο όσα χρειάζεσαι. Όταν η φόρμα ζητά πληροφορίες υγείας, όπως σε ένα ιατρείο, χρειάζεται σαφής συγκατάθεση και πολύ καλή προστασία των δεδομένων. Εκεί, μίλα με νομικό ή με τον σύμβουλο προστασίας δεδομένων πριν τη στήσεις.

Τα βασικά μπορείς να τα κάνεις μόνος σου. Βάλε ένα κουτάκι συγκατάθεσης που δεν είναι τικαρισμένο από πριν, εξήγησε σε μια πρόταση γιατί ζητάς κάθε πληροφορία και μην τη χρησιμοποιείς για κάτι άλλο. Για περισσότερα, δες το άρθρο μας για την προστασία δεδομένων στο site.

Πώς τη στήνεις σήμερα, δωρεάν

Το Google Forms σου δίνει μια φόρμα σε δέκα λεπτά, χωρίς κόστος. Γράψε έξι με οκτώ ερωτήσεις που θέλεις πραγματικά να ξέρεις πριν το ραντεβού, πρόσθεσε τη συγκατάθεση και στείλε τον σύνδεσμο στον πελάτη μαζί με το μήνυμα που επιβεβαιώνει το ραντεβού.

Πρόσεξε και τι κάνεις με τις απαντήσεις. Μην τις αφήνεις σε σημείο που τις βλέπει όποιος θέλει. Δώσε πρόσβαση μόνο σε όσους τις χρειάζονται και σβήσε τις όταν περάσει το διάστημα που είπες στον πελάτη.

Πότε χρειάζεσαι κάτι παραπάνω

Η έτοιμη φόρμα δουλεύει, αλλά δεν συνδέεται με το site ούτε με το ημερολόγιο. Όταν ο πελάτης κλείνει ραντεβού από το site, η φόρμα θα μπορούσε να εμφανίζεται αμέσως μετά, και οι απαντήσεις να πηγαίνουν στην καρτέλα του πελάτη χωρίς να τις μεταφέρεις εσύ.

Στο Cactus Barber Shop φτιάξαμε σύστημα ραντεβού με έλεγχο διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο, αυτόματες υπενθυμίσεις και πίνακα διαχείρισης. Μια φόρμα πριν το ραντεβού μπαίνει φυσικά σε τέτοια ροή, και τη στήνουμε μέσα από τις αυτοματοποιήσεις διαδικασιών που προσφέρουμε.

Αν θέλεις να δούμε μαζί τι αξίζει να ρωτάς έναν νέο πελάτη πριν τον δεις, στείλε μας ένα μήνυμα και θα το συζητήσουμε δωρεάν. Και αύριο πρωί, πριν το πρώτο ραντεβού, γράψε σε ένα χαρτί τις τρεις ερωτήσεις που ρώτησες τελευταία φορά. Αυτές είναι η φόρμα σου.