Γρήγορη απάντηση σε πελάτες: μη χάνεις άλλες δουλειές

Ο πιο σίγουρος τρόπος να χάσεις έναν πελάτη είναι να τον αφήσεις να περιμένει. Μια γρήγορη, αυτόματη πρώτη απάντηση, που φεύγει μέσα σε δευτερόλεπτα μόλις κάποιος σου γράψει ή συμπληρώσει τη φόρμα σου, κρατάει το ενδιαφέρον ζεστό μέχρι να του μιλήσεις εσύ. Δεν χρειάζεται να είσαι κολλημένος στο κινητό όλη μέρα. Χρειάζεται ένα απλό στήσιμο μία φορά.

Ο πελάτης σήμερα δεν στέλνει μήνυμα μόνο σε σένα. Ρωτάει τρία μαγαζιά ταυτόχρονα, στις εννιά το βράδυ, και κλείνει με όποιον απαντήσει πρώτος. Αν εσύ το δεις το πρωί, η δουλειά έχει ήδη φύγει.

Πόσες δουλειές φεύγουν όσο σκέφτεσαι να απαντήσεις;

Κάνε τον λογαριασμό με δικά σου νούμερα. Ας πούμε ότι δέχεσαι είκοσι μηνύματα ή κλήσεις τη βδομάδα και χάνεις τα πέντε επειδή απάντησες αργά. Αν η μέση δουλειά σου είναι 150€, αυτό είναι 750€ τη βδομάδα που φεύγουν σε άλλον.

Το χειρότερο είναι ότι δεν τα βλέπεις να φεύγουν. Ένα αναπάντητο μήνυμα δεν αφήνει ίχνος. Ο πελάτης απλώς πάει αλλού, και εσύ νομίζεις ότι ήταν απλώς μια ήσυχη βδομάδα.

Γιατί χάνονται τα μηνύματα;

Ο πρώτος λόγος είναι ότι δουλεύεις. Έχεις τα χέρια σου πιασμένα με πελάτη μπροστά σου και το κινητό χτυπάει στην τσέπη χωρίς να προλαβαίνεις.

Ο δεύτερος είναι ότι τα μηνύματα έρχονται από παντού. Instagram, Facebook, WhatsApp, η φόρμα στο site, το τηλέφωνο. Κάτι θα ξεφύγει όταν τα κοιτάς όλα με το μάτι.

Ο τρίτος είναι το ωράριο. Πολλοί σου γράφουν αργά το βράδυ ή την Κυριακή, ακριβώς τότε που δεν είσαι διαθέσιμος να απαντήσεις.

Πώς στήνεις γρήγορη απάντηση χωρίς να είσαι κολλημένος στο κινητό

Ξεκίνα με τις αυτόματες απαντήσεις που έχεις ήδη δωρεάν. Το WhatsApp Business και το Instagram σου δίνουν μηνύματα καλωσορίσματος και απουσίας, ώστε ο κόσμος να παίρνει αμέσως μια απάντηση τύπου «Σε ευχαριστούμε, θα σου απαντήσουμε ως τις 10 το πρωί».

Βάλε μια αυτόματη απάντηση και στη φόρμα του site. Μόλις κάποιος τη συμπληρώνει, να του φεύγει ένα email που λέει ότι το μήνυμα λήφθηκε και πότε περίπου θα έχει απάντηση. Μια απλή επιβεβαίωση κρατάει τον πελάτη να μη γυρίσει αλλού.

Φρόντισε να ειδοποιείσαι αμέσως. Στήσε το site ή τη φόρμα να σου στέλνει το μήνυμα κατευθείαν στο κινητό, με email ή με μήνυμα, ώστε να μη χρειάζεται να μπαίνεις να ελέγχεις.

Ο κανόνας που κρατάμε στη VA Solutions: κάθε μήνυμα πρέπει να παίρνει μια πρώτη απάντηση σε λιγότερο από πέντε λεπτά, έστω αυτόματη. Ο πρώτος που απαντά, τις περισσότερες φορές κλείνει τη δουλειά.

Πού μπαίνουμε εμείς

Τις αυτόματες απαντήσεις τις στήνεις και μόνος σου. Η βοήθεια πιάνει τόπο όταν θες όλα τα κανάλια να καταλήγουν σε ένα σημείο, χωρίς να ξεφεύγει τίποτα.

Στη VA Solutions ενώνουμε τα μηνύματα με τη δουλειά σου:

• Συνδέουμε τη φόρμα του site, τα DM και το τηλέφωνο ώστε κάθε νέο μήνυμα να σε ειδοποιεί αμέσως και να καταγράφεται σε ένα σημείο.
• Στήνουμε αυτόματες πρώτες απαντήσεις με το ύφος σου, διαφορετικές για μέσα και έξω από το ωράριο.
• Κρατάμε τα στοιχεία των πελατών στο πελατολόγιό σου, με σεβασμό στα δεδομένα τους κατά τον GDPR.

Τέτοιες ροές έχουν νόημα όπου το κάθε ερώτημα είναι πιθανή κράτηση, όπως στο Strimoniko Hotel, όπου μια γρήγορη απάντηση σε ένα βραδινό μήνυμα μπορεί να γίνει διανυκτέρευση. Δες αναλυτικά και τις υπηρεσίες αυτοματισμών που προσφέρουμε.

Κοίτα σήμερα το κινητό σου και μέτρα πόσα μηνύματα έμειναν αναπάντητα πάνω από μία ώρα. Αν είναι περισσότερα από όσα περίμενες, στείλε μας δυο λόγια για την επιχείρησή σου και σου δείχνουμε πώς να μη σου ξαναφύγει κανένα.