Τέλος στο χαρτί: συμφωνητικά και υπογραφές μόνο online

Φαντάσου αυτό: έχεις συμφωνήσει τηλεφωνικά με έναν πελάτη για μια δουλειά. Ξεκινάς, τελειώνεις, και αυτός αρνείται να πληρώσει λέγοντας ότι δεν συμφώνησαν ποτέ κάτι τέτοιο. Δεν έχεις τίποτα γραπτό. Τι κάνεις; Αυτό συμβαίνει σε δεκάδες μικρές επιχειρήσεις κάθε χρόνο, και θα μπορούσε να αποφευχθεί με ένα email και μια ψηφιακή υπογραφή.

Πόσο κοστίζει η έλλειψη γραπτής συμφωνίας

Χωρίς γραπτή συμφωνία, κάθε διαφορά πηγαίνει στο δικαστήριο και το πρώτο ερώτημα είναι πάντα «τι ακριβώς συμφωνήθηκε;». Αν δεν έχεις χαρτί, είσαι ευάλωτος. Και δεν μιλάμε μόνο για μεγάλες δουλειές: ένας πελάτης που αρνείται να πληρώσει 300 ευρώ μπορεί να σου κοστίσει πολύ παραπάνω σε χρόνο και άγχος.

Για κομμωτήρια και αισθητικά κέντρα υπάρχει επιπλέον λόγος: χημικές επεξεργασίες όπως βαφή, αποχρωματισμός ή κεράτινη θεραπεία χρειάζονται ενυπόγραφη συγκατάθεση πελάτη. Χωρίς αυτή, ευθύνεσαι ακόμα και για αλλεργικές αντιδράσεις που δεν μπορούσες να προβλέψεις.

Γιατί οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν συμφωνητικά

Το πρώτο εμπόδιο είναι η αντίληψη ότι είναι πολύπλοκο. Πολλοί νομίζουν ότι χρειάζονται δικηγόρο για κάθε συμφωνητικό. Στην πράξη, για τις περισσότερες μικρές δουλειές, ένα απλό κείμενο με τη δουλειά, την τιμή, και την ημερομηνία είναι αρκετό.

Το δεύτερο είναι η ταλαιπωρία. Αν πρέπει να εκτυπώσεις, να υπογράψεις, να σκανάρεις, και να στείλεις email, πολλοί το παρατάνε. Αλλά αν ο πελάτης μπορεί να υπογράψει από το κινητό του μέσα σε 30 δευτερόλεπτα, το κάνουν σχεδόν πάντα.

Το τρίτο είναι ότι δεν ξέρουν ότι η ηλεκτρονική υπογραφή έχει πλήρη νομική ισχύ στην Ευρωπαϊκή Ένωση βάσει του κανονισμού eIDAS από το 2016.

Τρία εργαλεία που κάνουν τη δουλειά δωρεάν ή φθηνά

Πρώτον, το DocuSign έχει δωρεάν πλάνο για έως 3 έγγραφα τον μήνα. Ιδανικό για επιχειρήσεις που υπογράφουν λίγες συμφωνίες.

Δεύτερον, το SignWell έχει δωρεάν πλάνο με 5 έγγραφα τον μήνα και είναι πιο απλό στη χρήση. Ο πελάτης λαμβάνει email, ανοίγει τον σύνδεσμο, και υπογράφει από το κινητό χωρίς να χρειαστεί να κατεβάσει τίποτα.

Τρίτον, αν χρησιμοποιείς ήδη Google Workspace, το eSignature στο Google Docs είναι πλέον ενσωματωμένο και δεν χρειάζεται κάποιο νέο εργαλείο.

Όταν θες ένα σύστημα που δουλεύει αυτόματα

Για επιχειρήσεις που θέλουν να στέλνουν συμφωνητικά αυτόματα μετά από κράτηση ή πριν από ραντεβού, το σύστημα μπορεί να συνδεθεί με εργαλεία κράτησης και αποστολής email. Στη VA Solutions ρυθμίζουμε ακριβώς αυτό: ο πελάτης κλείνει ραντεβού, λαμβάνει αυτόματα το συμφωνητικό, υπογράφει από το κινητό, και εσύ λαμβάνεις επιβεβαίωση.

Στείλε μας ένα μήνυμα αν θέλεις να δεις πώς λειτουργεί αυτό για την επιχείρησή σου.

Έχεις ποτέ χάσει χρήματα από έναν πελάτη που αρνήθηκε αυτό που είχατε συμφωνήσει;