Κάποιος ακύρωσε ραντεβού; Μη μένει η θέση άδεια

Ο πελάτης των έντεκα το πρωί σου στέλνει μήνυμα στις δέκα και μισή: «Συγγνώμη, κάτι μου βγήκε, ακυρώνω». Η θέση μένει άδεια, το προσωπικό στέκεται, και δεν προλαβαίνεις να βρεις κάποιον άλλον να τη γεμίσει τόσο σύντομα. Δεν είναι σπάνιο. Σε κομμωτήρια και ιατρεία, οι ακυρώσεις φτάνουν συχνά το 10% έως 17% των ραντεβού. Μια λίστα αναμονής που ειδοποιεί αυτόματα τον επόμενο ενδιαφερόμενο μόλις ανοίξει θέση είναι ο πιο απλός τρόπος να μη χάνεται αυτός ο χρόνος.

Πόσο σου κοστίζει μια άδεια θέση;

Μια ακύρωση δεν κοστίζει μόνο το έσοδο του συγκεκριμένου ραντεβού. Κοστίζει και τον χρόνο του προσωπικού που πληρώνεις είτε δουλεύει είτε όχι. Σε ένα κομμωτήριο με 25 ραντεβού τη μέρα και ποσοστό ακυρώσεων 15%, μιλάμε για περίπου 4 κενές θέσεις τη μέρα. Με μέσο έσοδο 25 ευρώ το ραντεβού, αυτό είναι 100 ευρώ τη μέρα, πάνω από 2.000 ευρώ τον μήνα, αν δουλεύεις έξι μέρες την εβδομάδα.

Το ενθαρρυντικό είναι ότι οι περισσότερες ακυρώσεις γίνονται με κάποια προειδοποίηση, μια ή δύο μέρες πριν, όχι την τελευταία στιγμή. Αυτό αφήνει χρόνο να γεμίσει η θέση, αν υπάρχει τρόπος να ειδοποιηθεί γρήγορα κάποιος άλλος. Το ίδιο πρόβλημα το βλέπουμε σε ιατρεία, κέντρα αισθητικής και εστιατόρια με κρατήσεις τραπεζιού, όπου κάθε άδεια θέση είναι ώρα προσωπικού που πληρώνεται χωρίς αντίστοιχο έσοδο.

Γιατί μένουν άδειες οι θέσεις μετά από ακύρωση;

Τρεις λόγοι το εξηγούν στις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις.

Πρώτον, δεν υπάρχει καταγεγραμμένη λίστα όσων θα ήθελαν νωρίτερο ραντεβού. Ο πελάτης που ρώτησε «έχεις κάτι πιο σύντομα;» και άκουσε «όχι δυστυχώς» απλώς χάνεται.

Δεύτερον, η ειδοποίηση χρειάζεται τηλεφωνήματα ένα ένα. Ακόμα κι αν θυμάσαι ποιος ήθελε νωρίτερο ραντεβού, το να τους πάρεις τηλέφωνο έναν έναν τρώει χρόνο που δεν έχεις ανάμεσα σε άλλους πελάτες.

Τρίτον, η ακύρωση φτάνει σε ώρα που δεν είσαι μπροστά στο τηλέφωνο. Αν ο πελάτης ακυρώσει με μήνυμα στις 7 το πρωί πριν ανοίξεις, η θέση μένει άδεια όλη τη μέρα.

Τι μπορείς να στήσεις σήμερα, δωρεάν

Ξεκίνα με κάτι απλό: ένα αρχείο στο κινητό σου, έστω στις Σημειώσεις, με ονόματα και τηλέφωνα όσων ζήτησαν νωρίτερο ραντεβού. Όταν έρθει ακύρωση, ανοίγεις τη λίστα και στέλνεις μήνυμα στους πρώτους δύο ή τρεις.

Αν χρησιμοποιείς WhatsApp, μπορείς να φτιάξεις μια ομάδα εκπομπής με όσους έχουν δηλώσει ενδιαφέρον, ώστε ένα μήνυμα να φτάνει σε όλους ταυτόχρονα, και όποιος απαντήσει πρώτος παίρνει τη θέση. Κράτησε τη λίστα ενημερωμένη, αφαιρώντας όποιον έχει ήδη κλείσει ραντεβού, ώστε να μη στέλνεις μηνύματα σε λάθος ανθρώπους.

Πότε αξίζει αυτοματοποιημένη λίστα αναμονής

Το χειροκίνητο σύστημα δουλεύει όσο οι ακυρώσεις είναι λίγες τη βδομάδα. Πάνω από αυτό, χάνεις όσο χρόνο κερδίζεις, γιατί περνάς την ώρα σου στέλνοντας μηνύματα ένα ένα αντί να εξυπηρετείς πελάτες.

Ένα σύστημα κρατήσεων με ενσωματωμένη λίστα αναμονής κάνει αυτή τη δουλειά μόνο του: μόλις καταχωρηθεί ακύρωση, στέλνει αυτόματα μήνυμα στον επόμενο στη σειρά, και μόλις κάποιος απαντήσει πρώτος, κλειδώνει τη θέση και ειδοποιεί τους υπόλοιπους ότι καλύφθηκε. Στο Cactus Barber Shop, το σύστημα κρατήσεων που χτίσαμε δουλεύει πάνω σε αυτή τη λογική, ώστε το πρόγραμμα να γεμίζει μόνο του αντί να το κυνηγάει το προσωπικό.

Το κόστος στησίματος μιας τέτοιας λίστας αναμονής είναι συνήθως πολύ μικρότερο από τα έσοδα που χάνονται μέσα σε έναν μόνο μήνα από άδειες θέσεις. Δεν αλλάζεις τον τρόπο που δουλεύεις σήμερα, απλώς προσθέτεις το κομμάτι που λείπει στη ροή σου, ώστε μια ακύρωση να μη σημαίνει αυτόματα χαμένο έσοδο.

Αν θέλεις να δεις πόσο θα σου γλίτωνε κάτι τέτοιο σε πραγματικές ώρες τον μήνα, οι αυτοματισμοί της VA Solutions ξεκινούν πάντα από το πώς δουλεύεις σήμερα, όχι από ένα έτοιμο πακέτο. Πες μας πώς κλείνεις σήμερα τα ραντεβού σου και θα δούμε μαζί αν αξίζει.