Πώς να επιλέξεις λογισμικό αυτοματισμών;

Για να διαλέξεις λογισμικό αυτοματισμών, μην ξεκινάς από το εργαλείο. Ξεκίνα από τη ροή. Κατέγραψε βήμα βήμα τη δουλειά που θέλεις να αυτοματοποιήσεις, δες τι εργαλεία ήδη χρησιμοποιείς, και μετά διάλεξε λογισμικό που συνδέεται μαζί τους, σέβεται τον GDPR και το myDATA, και έχει καθαρή υποστήριξη.

Ξεκίνα από τη ροή, όχι από το εργαλείο

Το εργαλείο είναι η τελευταία απόφαση, όχι η πρώτη. Πρώτα χρειάζεται να ξέρεις ακριβώς τι δουλειά θέλεις να τρέχει μόνη της.

Πάρε ένα παράδειγμα. Θέλεις, κάθε φορά που κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα στο site, να μπαίνει στο πελατολόγιο, να παίρνει ένα email καλωσορίσματος, και να σου βγαίνει ειδοποίηση στο κινητό. Αυτά είναι τρία βήματα και τρία διαφορετικά προγράμματα.

Μόλις γράψεις τη ροή στο χαρτί, ξέρεις τι πρέπει να συνδέει το εργαλείο. Χωρίς αυτό, διαλέγεις στα τυφλά και το μετανιώνεις σε δύο μήνες.

Τα κριτήρια που μετράνε πραγματικά

Αντί να ψάχνεις «το καλύτερο», έλεγξε το εργαλείο πάνω σε συγκεκριμένα κριτήρια. Αυτά μετράνε στην πράξη:

Κριτήριο	Τι να ελέγξεις	Γιατί μετράει
Συνδέσεις	Μιλάει με τα προγράμματα που ήδη έχεις;	Χωρίς σύνδεση, μένεις πάλι στη χειροκίνητη δουλειά
Κόστος	Πληρώνεις συνδρομή, ανά ενέργεια, ή εφάπαξ;	Το φθηνό στην αρχή μπορεί να ακριβύνει με τον όγκο
Υποστήριξη	Υπάρχει βοήθεια στα ελληνικά ή καθαρή τεκμηρίωση;	Όταν κάτι σπάσει, θες να το λύσεις γρήγορα
GDPR	Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα των πελατών;	Είσαι υπεύθυνος για τα προσωπικά δεδομένα
myDATA	Συνδέεται με την τιμολόγηση και την ΑΑΔΕ;	Αν εκδίδεις παραστατικά, είναι υποχρεωτικό
Ευκολία	Το στήνεις μόνος σου ή θέλει τεχνικό;	Καθορίζει πόσο θα το χρησιμοποιείς στην πράξη

GDPR και myDATA: τι ισχύει στην Ελλάδα

Στην Ελλάδα δύο πράγματα δεν είναι προαιρετικά. Το πρώτο είναι ο GDPR, το δεύτερο το myDATA.

Αν το εργαλείο κρατάει ονόματα, τηλέφωνα ή email πελατών, είσαι εσύ υπεύθυνος για το πού αποθηκεύονται. Προτίμησε λογισμικό που φιλοξενεί τα δεδομένα στην Ευρώπη ή σου δίνει ξεκάθαρη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

Αν η ροή αγγίζει τιμολόγηση, το εργαλείο πρέπει να συνδέεται με το myDATA. Ελληνικά προγράμματα όπως το Elorus και το Timologic διαβιβάζουν τα παραστατικά στην ΑΑΔΕ, κάτι που τα ξένα εργαλεία συχνά δεν κάνουν.

Πόσο κοστίζει στ' αλήθεια ένα εργαλείο αυτοματισμών;

Η συνδρομή είναι μόνο η μισή εικόνα. Το πραγματικό κόστος κρύβεται στον χρόνο που θα χάσεις αν διαλέξεις λάθος.

Πολλά εργαλεία χρεώνουν ανά ενέργεια ή ανά αριθμό ροών. Μια φθηνή συνδρομή μπορεί να τριπλασιαστεί όταν ανέβει ο όγκος. Ρώτα εκ των προτέρων πώς αλλάζει η τιμή όταν μεγαλώσεις.

Και μέτρα το κρυφό κόστος. Ένα εργαλείο που δεν το καταλαβαίνεις και το παρατάς σε δύο μήνες σου κόστισε και τη συνδρομή και τον χρόνο που έβαλες να το στήσεις.

Η θέση μας

Δεν υπάρχει ένα καλύτερο λογισμικό για όλους, και όποιος σου το πουλάει έτσι δεν κοίταξε τη ροή σου.

Στην πράξη, το Zapier έχει τις περισσότερες έτοιμες συνδέσεις και είναι το πιο εύκολο για αρχή, αλλά ακριβαίνει με τον όγκο. Το Make είναι φθηνότερο και πιο ευέλικτο, με λίγο πιο απότομη καμπύλη μάθησης. Το n8n το τρέχεις στον δικό σου server όταν θέλεις πλήρη έλεγχο των δεδομένων. Καθένα ταιριάζει σε διαφορετική περίπτωση.

Εμείς διαλέγουμε πάντα με βάση τη ροή και τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιεί ο πελάτης. Το είδαμε καθαρά στο Menu Flow, όπου φτιάξαμε ένα εργαλείο ψηφιακού καταλόγου που ο ιδιοκτήτης αλλάζει μόνος του χωρίς κώδικα, γιατί αυτό χρειαζόταν η δουλειά του, όχι το πιο σύνθετο σύστημα της αγοράς.

Αν δεν είσαι σίγουρος ποιο ταιριάζει στη δική σου περίπτωση, δες τις υπηρεσίες αυτοματισμών που προσφέρουμε.

Στείλε μας τη ροή που θέλεις να αυτοματοποιήσεις και θα σου πούμε ποια κατηγορία εργαλείου την καλύπτει, χωρίς να σε δεσμεύσουμε σε τίποτα.