Πότε αξίζει να προσλάβεις ειδικό αυτοματισμών;

Θέλεις ειδικό αυτοματισμών όταν χάνεις πάνω από 8 έως 10 ώρες την εβδομάδα σε δουλειές ρουτίνας, όταν τα λάθη από τη βιαστική αντιγραφή σού κοστίζουν πελάτες ή χρήματα, ή όταν μια ροή αγγίζει πληρωμές και δεδομένα πελατών. Μέχρι εκεί, τα απλά τα στήνεις μόνος σου. Πιο πάνω, η βοήθεια αποδίδει.

Πότε σταματάει να συμφέρει το «θα το κάνω μόνος μου»;

Το DIY συμφέρει όσο η δουλειά είναι απλή και δεν αγγίζει χρήματα. Ξεκίνα να σκέφτεσαι σοβαρά βοήθεια όταν περνάς το όριο των λίγων ωρών την εβδομάδα ή όταν ένα λάθος έχει πραγματικό κόστος.

Πάρε ένα ιατρείο. Η γραμματέας γράφει το ραντεβού στο τηλέφωνο, το περνάει στο ημερολόγιο, στέλνει με το χέρι υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα, και μετά καταχωρεί την απόδειξη στο πρόγραμμα τιμολόγησης. Τέσσερα βήματα, δεκάδες φορές τη μέρα.

Όσο αυτά είναι λίγα, τα κάνεις μόνος σου με ένα Make ή ένα Zapier. Όταν όμως γίνουν δεκάδες την ημέρα και μπλέκουν με πληρωμές, το στήσιμο θέλει να γίνει σωστά μία φορά, όχι πρόχειρα πέντε.

Πόσο σου κοστίζει να το αφήνεις έτσι

Ο χαμένος χρόνος είναι το πρώτο κόστος, και μαζεύεται πιο γρήγορα απ' όσο νομίζεις. Δέκα ώρες την εβδομάδα σε δουλειά ρουτίνας είναι περίπου 40 ώρες τον μήνα. Αν η ώρα σου ή της υπαλλήλου σου αξίζει 15€, μιλάμε για 600€ τον μήνα σε χρόνο που δεν φέρνει ούτε έναν νέο πελάτη.

Μετά είναι το κόστος των λαθών. Μια ξεχασμένη υπενθύμιση γίνεται χαμένο ραντεβού. Μια λάθος καταχώρηση γίνεται λάθος τιμολόγιο. Αυτά δεν φαίνονται σε καμία μισθοδοσία, αλλά τα πληρώνεις.

Και υπάρχει το κόστος της αναβολής. Κάθε μήνας που το αφήνεις είναι άλλα 600€ σε χαμένο χρόνο που δεν γυρίζει πίσω.

Τι κάνει ένας ειδικός που δεν κάνει ένα έτοιμο εργαλείο;

Ένα εργαλείο σου δίνει τα κουτάκια. Ο ειδικός ξέρει ποια να συνδέσεις, με ποια σειρά, και τι θα σπάσει όταν αλλάξει κάτι.

Στη VA Solutions δουλεύουμε συνήθως έτσι:

• Βρίσκουμε μαζί ποιες δουλειές ρουτίνας σου τρώνε τον περισσότερο χρόνο και ποια αξίζει να αυτοματοποιηθεί πρώτη.
• Συνδέουμε τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείς, από τις φόρμες και το email μέχρι την τιμολόγηση.
• Για τα παραστατικά προτείνουμε ελληνικά εργαλεία συμβατά με το myDATA της ΑΑΔΕ, όπως το Elorus ή το Timologic, ώστε να είσαι νόμιμος.
• Σου παραδίδουμε ροές που τρέχουν μόνες τους και σου εξηγούμε απλά πώς να τις παρακολουθείς.

Αν θέλεις να δεις πώς δείχνει αυτό σε πραγματική δουλειά, ρίξε μια ματιά στις υπηρεσίες αυτοματισμών και ροών εργασίας που προσφέρουμε.

Πώς καταλαβαίνεις ότι ήρθε η ώρα;

Τρία σημάδια σου λένε ότι πέρασες το όριο του DIY.

Το πρώτο είναι ο χρόνος. Αν πάνω από 8 ώρες την εβδομάδα πάνε σε αντιγραφή και επαναλήψεις, η ανάθεση σχεδόν πάντα βγαίνει.

Το δεύτερο είναι το ρίσκο. Αν μια δουλειά αγγίζει χρήματα, τιμολόγηση ή προσωπικά δεδομένα πελατών, ένα λάθος κοστίζει παραπάνω από τον χρόνο που θα γλίτωνες στήνοντάς το πρόχειρα.

Το τρίτο είναι η ανάπτυξη. Αν μεγαλώνεις και οι χειροκίνητες δουλειές σε κρατάνε πίσω, ο αυτοματισμός σε ξεμπλοκάρει.

Ένα καλό παράδειγμα είναι το σύστημα κρατήσεων που φτιάξαμε για το Cactus Barber Shop, όπου τα ραντεβού, οι πληρωμές και οι υπενθυμίσεις τρέχουν σε μία ροή αντί για τέσσερις χωριστές δουλειές με το χέρι.

Η γνώμη μας

Ο κανόνας που κρατάμε είναι απλός. Αν μια δουλειά επαναλαμβάνεται πάνω από πέντε φορές την εβδομάδα και ακολουθεί κάθε φορά τα ίδια βήματα, είναι υποψήφια για αυτοματισμό. Αν αγγίζει χρήματα ή νομικές υποχρεώσεις, θέλει να γίνει σωστά από την αρχή.

Δεν χρειάζεσαι ειδικό για την πρώτη σου απλή ροή. Τον χρειάζεσαι όταν οι ροές γίνονται πολλές, μπλέκουν μεταξύ τους, και μια αποτυχία αρχίζει να κοστίζει πελάτες.

Γράψε μας μία δουλειά που κάνεις κάθε μέρα με το χέρι και θα ήθελες να μην ξανασκεφτείς. Θα σου πούμε δωρεάν αν συμφέρει να τη στήσεις μόνος σου ή να τη δώσεις σε εμάς.