Χαμένες κλήσεις: πόσους πελάτες χάνεις χωρίς να το ξέρεις;

Χτυπάει το τηλέφωνο την ώρα που κουρεύεις πελάτη ή σερβίρεις γεμάτο μαγαζί. Δεν προλαβαίνεις να το σηκώσεις. Ο άνθρωπος στην άλλη άκρη δεν αφήνει μήνυμα, δεν ξανακαλεί σε δέκα λεπτά. Καλεί το επόμενο νούμερο που βρήκε στη Google αναζήτηση.

Αυτό είναι το πρόβλημα με τις χαμένες κλήσεις, δεν παίρνεις σχεδόν ποτέ δεύτερη ευκαιρία να απαντήσεις. Η λύση είναι πιο απλή απ' όσο νομίζεις: ένα αυτόματο μήνυμα SMS ή WhatsApp φεύγει αμέσως μετά την αναπάντητη κλήση, λέει στον πελάτη ότι τον είδες και θα τον καλέσεις πίσω σε λίγα λεπτά. Έτσι κρατάς την επαφή ζωντανή ενώ εσύ είσαι απασχολημένος με κάτι άλλο.

Πόσο σου κοστίζει μια κλήση που δεν σήκωσες;

Ας το κάνουμε πράξη με ένα απλό παράδειγμα. Αν χάνεις έστω τρεις κλήσεις τη μέρα (κάτι πολύ σύνηθες σε κομμωτήριο, εστιατόριο ή τεχνικό γραφείο που δουλεύει με ελάχιστο προσωπικό), και μία στις τρεις θα γινόταν ραντεβού ή παραγγελία 25 με 30 ευρώ, μιλάμε για γύρω στα 250 με 300 ευρώ τον μήνα που φεύγουν χωρίς να το καταλάβεις.

Το χειρότερο δεν είναι το χαμένο έσοδο εκείνη τη στιγμή. Είναι ότι ο πελάτης δεν ξέρει αν δουλεύεις ακόμα ή αν έκλεισες. Δεν έχει κανέναν λόγο να ξαναπροσπαθήσει.

Γιατί χάνεις τόσες κλήσεις χωρίς να το καταλαβαίνεις;

Τρεις λόγοι επαναλαμβάνονται συνέχεια σε μικρές επιχειρήσεις.

Πρώτον, δουλεύεις μόνος σου ή με ελάχιστο προσωπικό τις περισσότερες ώρες, οπότε το τηλέφωνο περιμένει.

Δεύτερον, το κινητό ή το σταθερό σου δεν έχει κανέναν τρόπο να απαντήσει αυτόματα όταν δεν προλαβαίνεις, πέρα από τον αυτόματο τηλεφωνητή που ελάχιστοι ακούνε μέχρι το τέλος.

Τρίτον, ο πελάτης που σε καλεί για πρώτη φορά δεν έχει καμία σχέση μαζί σου ακόμα. Δεν περιμένει, δεν εμπιστεύεται, απλά προχωράει στην επόμενη επιλογή.

Τι μπορείς να κάνεις σήμερα, χωρίς κόστος

Πριν σκεφτείς οτιδήποτε πιο σύνθετο, υπάρχουν κάποια βήματα που τα κάνεις μόνος σου μέσα σε μια ώρα.

Άλλαξε το μήνυμα του τηλεφωνητή σου ώστε να λέει συγκεκριμένα πότε θα καλέσεις πίσω, όχι το γενικό «αφήστε μήνυμα». Κράτησε μια λίστα με τις αναπάντητες κλήσεις της ημέρας (τα περισσότερα κινητά τη δείχνουν αυτόματα) και βάλε υπενθύμιση να την ελέγχεις κάθε ώρα, όχι στο τέλος της βάρδιας. Φτιάξε ένα έτοιμο μήνυμα SMS που στέλνεις με ένα πάτημα σε όποιον σε πήρε και δεν πρόλαβες, κάτι σαν «Γεια σου, είδα την κλήση σου, σε παίρνω σε λίγο».

Αυτά τα τρία βήματα δεν κοστίζουν τίποτα, απλά χρειάζονται πειθαρχία που δύσκολα κρατάει πάνω από μία βδομάδα όταν έχεις γεμάτο πρόγραμμα.

Πότε αξίζει να το αυτοματοποιήσεις

Όταν η χειροκίνητη λύση αρχίζει να σου τρώει χρόνο αντί να σου γλιτώνει, έρχεται η ώρα για κάτι μόνιμο. Στη VA Solutions στήνουμε αυτοματισμούς που στέλνουν αυτόματο SMS ή μήνυμα WhatsApp μέσα σε δευτερόλεπτα από κάθε αναπάντητη κλήση, χωρίς να χρειάζεται να το θυμάσαι εσύ.

Καταγράφουν την κλήση σε ένα απλό πελατολόγιο, ώστε να ξέρεις ποιον έχεις ήδη καλέσει πίσω και ποιον όχι.

Συνδέονται με το ραντεβού ή την παραγγελία σου, ώστε ο πελάτης να μπορεί να κλείσει μόνος του ώρα αν δεν προλάβεις να τον πάρεις αμέσως.

Κάτι αντίστοιχο στήσαμε και για ένα κομμωτήριο που δουλεύει με σύστημα κρατήσεων, όπου το πρόβλημα ήταν ακριβώς αυτό: πολλά ραντεβού χάνονταν σε ώρες αιχμής επειδή δεν πρόλαβαινε κανείς να απαντήσει στο τηλέφωνο. Αν θέλεις να δεις πώς λειτουργεί ένας τέτοιος αυτοματισμός επικοινωνίας με πελάτες, μπορούμε να σου δείξουμε ακριβώς τι θα άλλαζε στη δική σου επιχείρηση.

Η επόμενη φορά που θα χτυπήσει το τηλέφωνο και δεν θα προλάβεις, ο πελάτης δεν χρειάζεται να το μάθει από τη σιωπή. Στείλε μας δύο λόγια για το πώς δουλεύει σήμερα η επιχείρησή σου και θα σου πούμε δωρεάν αν αξίζει να αυτοματοποιήσεις τις κλήσεις σου.