Οι πελάτες που αργούν να πληρώσουν σου κοστίζουν περισσότερο από ό,τι νομίζεις

Οι πελάτες που αργούν να πληρώσουν σου κοστίζουν περισσότερο από ό,τι νομίζεις

Έχεις στείλει το τιμολόγιο. Πέρασε μία εβδομάδα. Δύο. Ο πελάτης δεν έχει πληρώσει και τώρα πρέπει να τον πάρεις τηλέφωνο. Νιώθεις άβολα, μήπως φανείς επιθετικός ή πιεστικός, μήπως χαλάσει η σχέση. Στο τέλος αφήνεις να περάσει άλλη μία εβδομάδα.

Αυτό το σενάριο το ξέρεις καλά. Και στοιχίζει πραγματικά.

Πόσα χρήματα κάθονται σε ανοιχτά τιμολόγια

Σύμφωνα με έρευνα της Intrum για την Ευρώπη, οι μικρές επιχειρήσεις χάνουν κατά μέσο όρο 8 με 12% των ετήσιων εσόδων τους σε εκπρόθεσμες ή μη εισπραχθείσες πληρωμές. Στην Ελλάδα το ποσοστό αυτό είναι ακόμα υψηλότερο: ο μέσος χρόνος εξόφλησης τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων ξεπερνά κατά πολύ τις 30 μέρες.

Αν βγάζεις 4.000€ τον μήνα, αυτό σημαίνει ότι ενδεχομένως 320 με 480€ κάθε μήνα κάθονται σε εκκρεμή τιμολόγια. Ο χρόνος που ξοδεύεις σε τηλέφωνα και follow-up μηνύματα είναι ακόμα ένα κόστος που δεν μετράς.

Γιατί συμβαίνει αυτό

Συνήθως δεν φταίει η κακή πρόθεση του πελάτη. Τρεις λόγοι επαναλαμβάνονται σχεδόν παντού:

Ο πελάτης απλώς ξέχασε. Το τιμολόγιο έφτασε μέσα σε ένα πολυάσχολο πρωινό, χώθηκε στα email και δεν ξαναφάνηκε.

Δεν υπάρχει σαφής προθεσμία. "Σύντομα" και "μέχρι το τέλος του μήνα" δεν φτάνει. Ο κόσμος χρειάζεται συγκεκριμένη ημερομηνία για να ιεραρχήσει τις υποχρεώσεις του.

Κανείς δεν τον θύμισε. Ένα τιμολόγιο χωρίς υπενθύμιση είναι σαν να ζητάς κάτι μία φορά και να ελπίζεις ότι δεν ξεχάστηκε.

Τι μπορείς να κάνεις σήμερα

Δεν χρειάζεσαι εξελιγμένο λογισμικό για να ξεκινήσεις. Εδώ είναι τρία πρακτικά βήματα:

1. Άλλαξε το εργαλείο τιμολόγησής σου

Αν τιμολογείς σε Excel ή Word, εκεί ξεκινά το πρόβλημα. Εργαλεία όπως το Elorus ή το Timologic (και τα δύο πιστοποιημένα για myDATA και ΑΑΔΕ) σου επιτρέπουν να ορίσεις αυτόματη υπενθύμιση 3 μέρες πριν τη λήξη και μία μέρα μετά. Ο πελάτης παίρνει email χωρίς εσύ να ανοίξεις τον υπολογιστή.

2. Βάλε σαφή ημερομηνία σε κάθε τιμολόγιο

"Πληρωτέο εντός 15 ημερών" με συγκεκριμένη ημερομηνία κάνει μεγάλη διαφορά. Έρευνες δείχνουν ότι τιμολόγια με σαφή προθεσμία εξοφλούνται κατά μέσο όρο 14 μέρες νωρίτερα από αυτά που δεν έχουν.

3. Πρόσθεσε σύνδεσμο πληρωμής στο τιμολόγιο

Όσο πιο εύκολο είναι να πληρώσει κάποιος, τόσο πιο γρήγορα το κάνει. Τα περισσότερα ελληνικά εργαλεία τιμολόγησης επιτρέπουν να ενσωματώσεις σύνδεσμο για πληρωμή με κάρτα απευθείας στο PDF που στέλνεις.

Πότε χρειάζεσαι κάτι παραπάνω

Αν έχεις πολλούς πελάτες, επαναλαμβανόμενες χρεώσεις ή συνεργασίες μεταξύ επιχειρήσεων, η χειροκίνητη διαχείριση γίνεται σύντομα πολύ χρονοβόρα. Εκεί ένα σύστημα αυτοματισμού κάνει τη διαφορά:

• Αυτόματη έκδοση τιμολογίου μετά την ολοκλήρωση κάθε υπηρεσίας ή κράτησης
• Σειρά υπενθυμίσεων (3 μέρες πριν, ημέρα λήξης, 3 μέρες μετά) χωρίς να κάνεις τίποτα
• Αυτόματη ειδοποίηση όταν ένα τιμολόγιο εξοφληθεί
• Σύνδεση με myDATA και αυτόματη ενημέρωση στην ΑΑΔΕ

Στη VA Solutions έχουμε στήσει τέτοια συστήματα για επιχειρήσεις που πριν ξόδευαν 3 με 5 ώρες την εβδομάδα σε follow-ups. Μετά το setup, μηδέν.

Αν θέλεις να δεις αν κάτι τέτοιο έχει νόημα για τη δική σου επιχείρηση, στείλε μας ένα μήνυμα. Δεν χρειάζεσαι να ξέρεις τίποτα από αυτοματισμούς. Φτάνει να ξέρεις πόσες ώρες χάνεις τώρα.